使えなきゃ意味ない！「PDCA」の本当の意味と使い方【実践編】

 

計画（Plan）をして、実行して（Do）、振り返って（Check）、改善する（Action）。

PDCAサイクルとは仕事を効率的に進める上で「当たり前に大切」な物事の考え方です。
あなたの組織ではPDCAサイクルは回っていますか？
ガンガン決めて、実行がボロボロ抜けて、状況が悪くなったら上司がキレ始める。

そんな組織になってしまっていませんか？

PDCAは概念や意味ではなく「現場で実際にどうすれば活用できるのか？」の実践的な答えが最も大切だと思っております。

会社5社経営、10年以上の経験をもつコンサルタントの私が、自らの体験に基づきオススメできる手法を解説していきます。

 

PDCAの実践での使い方

早速ですが、以下の質問に答えてみてください。

 

上記の質問に全てがつく場合は、PDCAサイクルが回っている証拠です。

しかし実際はほとんどの方々が部分的にまたは全ての質問で、△や×がつくのではないでしょうか？
PDCAサイクルを実践で使うためには、PDCAの各項目を実際の業務に落とし込める解釈をしていかなければありません。

決して難しいものではありません。

この解釈をベースに日常の仕事の中に「業務の流れの基礎」として浸透させていくのです。

本質を理解する
↓
業務の流れに組み込む

・PDCAは会議で回す

業務の流れに組み込むための方法の中で「１番のオススメ」は、ずばり会議にPDCAサイクルの「核」を入れ込むことです。

PDCAサイクルの「核」とは「イツダレシート」です。

イツダレシートを会議に確実に組み込むことで、PDCAサイクルは確実に回り始めます。

イツダレシートとは会議で決まった行動全てに「いつまでに？」「何を？」「誰が行うか？」の項目だけを入れ込むのです。

驚くほど簡単です。

例えば、

「サイトのトップページの直帰率が高く、ファーストビュー（サイト上部）のイラストを入れ替えよう」

と決めた場合にすかさずエクセルにこのように入力します。

 

これを入力するだけです。

そして一度入力した実行プランは、どんなに小さなものでも終了するまで100%漏れなく追っていきます。

 

以下に実際の会議で入力されたイツダレシートをサンプルとして載せておきます。

そして次回の会議では過去に決めたイツダレ項目を一つずつ振り返るのです。

※1つでも決めたことをやっていなかったら「真剣に徹底的に」話し合ってください。

 

「こんなの当たり前すぎる！！」との声が聞こえてきそうですが、私がコンサルで数多くみてきた企業の中で、会議で決まったことを全て完璧にイツダレシートに入力し「振り返りまでやっている」組織はほぼ０です。

議事録はとっても、継続的に過去の会議で決まった全てのプランを確実に終了するまでは終えていないのです。

・大切なのは実は「C」だけ

PDCAが回っていない90%以上の理由は「Check」が機能していないのです。

そこを「イツダレシート」が改善してくれます。

多くの組織は以下の状況に陥っています

結局ガンガン決めて、実行がボロボロ抜けて、状況が悪くなったら上司がキレ始める。

この状況が典型的な「PDCAが回っていない組織」なのです。

その中でも徹底した「行動の振り返り（Check）」さえできるようになれば実行力や改善力が格段に上がるのです。

つまり、プランや行動や改善はほとんどの組織でできますが、「行動の振り返り（Check）」が抜けることで、「ガンガン決めて、実行がボロボロ抜けて、状況が悪くなったら上司がキレ始める」組織を作ってしまっているのです。

 

・振り返りに感情を入れない

会議でイツダレシートを確実に使い、入力した項目を次回の会議で確実に振り返り、実行と反省をしていきます。

流れの中でも最も重要なのが振り返りの部分です。

どんな素晴らしいアクションプランも決めただけでは機能せず、厳格に振り返ることで確実に実行され、実行の質が高まっていくのです。

 

イツダレシート活用のポイント

このように全ての実行プランを「明確に決めて」「明確に振り返る」をイツダレシートで続けていくと、PDCAが自然に回っていきます。

イツダレシートでPDCAが回る仕組み

会議で決まったことを期日付きのプランとしてテキスト化するので実行プランの内容が明確になる、
実行プランが多すぎると消化できないことなどもわかってくるのでプランの量や質が的確になる
→Planの最適化

毎回の会議で振り返りを厳しくするので、決めたことをやる組織に変わっていく
→Doの最適化

一度決めたことは実行者も決まっており、毎回の会議で厳格に振り返るので実行の有無が放置されなくなる
→Checkの最適化

イツダレシートを使って毎回の会議で過去に決まった行動を振り返ることで、改善プランの質が高まっていく
→Actionの最適化

会議にイツダレシートを導入するだけで、自然に「PDCA」の質が高まりサイクルが回ってくるのです。

・DOが重かったらガンガン中止

一度決めたプランの実行がうまくいかなかったからと言って、放置してはいけません。

放置した瞬間にPDCAのサイクルは止まります。

放置が起こる典型的なパターンは以下です

このような状況が起こると、振り返りから逃げて一度決めたことを放置するという現象が起こります。
このような状況の対策は簡単で、「計画をクローズする」とういことです。

思ったよりも実行が難しいのでやめよう！
今は忙しくてうまく実行できなさそうなのでやめよう！
アイデアが外れていて効果が出ないのでやめよう！

などと、責任者が中心に「計画の失敗」を素直に認めることがとても大切です。

責任者のプライドが強くガンガン決めてダメなものを放置する。

この行動でPDCAのサイクルは止まり「口だけで実行力がない組織」が生まれてしまうのです。

勇気をもってプランを中断することで、PDCAは浸透していくのです。

PDCAを会社の「当たり前」に

PDCAは会議にイツダレシートを導入することで確実に回り始めます。

 

PDCAが回らない１番の原因は「適当に決める」ことです。

特に上司が毎回毎回行き当たりばったりのアイデアから行動を決めて振り返らないことで、組織全体の実行力と実行の質が落ちていきます。

会議で決めたことは１つも漏らさずに、イツダレシートに書き込み振り返っていくだけで実践で使えるPDCAは回っていくのです。

 

 

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